Pruebas de Auditoria con TAACs

Basados en un enfoque de riesgos usando las metodologías COSO y Cobit 5, nuestras revisiones de auditoria periódicas le apoyaran para alertar tempranamente desviaciones de control e indicios de cometimiento de fraude en grandes volúmenes de información.

Apoyados por una poderosa herramienta de TAAC´s (Técnicas de Auditoria Apoyadas por Computador), verificaremos que la información procesada en sus sistemas sea integra, exacta y oportuna.

Muchos Departamentos de Auditoria cuentan con herramientas de Software para Análisis de datos como su soporte para optimización de tiempo y recursos. Nosotros le acercamos nuestra experiencia con las pruebas que efectuamos como auditores internos/externos en las organizaciones, así como con la expertis para evaluar el diseño y eficacia operativa de los controles y así sugerirle mejoras en sus procesos.

El Software Active Data desarrollado por la Compañía Candiense Information Active, dispone de más de 100 herramientas y técnicas para ayudar a auditores y otros profesionales financieros encargados del control interno, al rápido y fácil análisis de datos, enfocando su atención en áreas y transacciones de riesgo.

El amplio rango de herramientas que incluyen pruebas que pueden ayudar a la detección de fraude, tales como la Ley de Benford, detección de omisiones en secuencias y muchos otros.

Así también ayudar a la disminución y exposición a errores por el mal uso del muestreo, volviendo técnica la extracción de muestras y la evaluación de los resultados. NIA. 530 “Muestreo de Auditoria”

Que son las TAAC’s (CAAT’s por sus siglas en ingles)

 Las TAAC’s (Técnicas de Auditoria Asistidas por Computador-CAAT’s por sus siglas en ingles) pueden ser administradas en paquetes informáticos que contiene más de 100 herramientas y técnicas para ayudar a auditores y otros profesionales financieros encargados del control interno, al rápido y fácil análisis de datos, enfocando su atención en áreas y transacciones de riesgo.

Actualmente existen dos paquetes lideres que compiten por la hegemonía de este tipo de herramientas, estos son IDEA y ACL, si bien son los lideres frecuentemente los beneficios que ofrecen no se adaptan a la verdaderas necesidades de los auditores quedando subutilizadas muchas de sus aplicaciones, así también son poco intuitivos para el usuario ya que su curva de aprendizaje puede requerir usualmente de otros especialistas con conocimientos técnicos en Tecnología de la Información.

En respuesta de las organizaciones de tamaños menos voluminosos, se han desarrollado herramientas más amigables como parte de menús de Microsoft Excel. Si bien estas herramientas se limitan al número de celdas que las versiones de Excel tengan disponibles o la capacidad del procesador de su PC, son adaptables a las necesidades de los usuarios y al volumen que manejan.

Dentro de las aplicaciones prácticas se han desarrollado pruebas a:

  • Cuentas por Cobrar
  • Cuentas por Pagar
  • Inventarios
  • Activos Fijos
  • Registros de Asientos de Diario
  • Fraude y Muestreo

A diferencia de la mayoría de software de análisis de datos (los cuales son a menudo programas mono usuarios que implican una curva de aprendizaje como paso fundamental), Active Data, está basado enteramente dentro de Microsoft Excel, un programa realmente usado por cada auditor y/o profesional financiero a nivel global.

 Beneficios con el uso de la Herramienta

El entendimiento de la necesidad de las CAATS es el primer paso para una implementación exitosa de CAATS. No se puede justificarlo “porque todos los demás lo hacen”, o porque un vendedor persuasivo le ha vendido el producto. Usted necesita comprender los problemas que su organización tiene, y como las CAATS puede conducirlos para lograr máximo beneficio:

    Las CaaTs ahorran tiempo

  • Con los enormes volúmenes de transacciones aun en los libros contables de pequeñas compañías, usar procedimientos de auditoría tradicional para asegurar cubrir los estados financieros puede ser muy ineficiente. Usando CAATs, cada auditor podría ahorrar más de 25 horas por mes, liberando su valioso tiempo. Si hacemos una cuantificación en dinero del ahorro en un departamento con 10 auditores, con una tarifa promedio por hora/hombre de US$ 35, el tiempo ahorrado podría equivaler a US$10.500 por año (25*12*10US$35)
    CAATs reducen el riesgo

  • muy raras veces, los auditores usarán un alcance de muestreo, lo cual no puede ser representativo de la población. En muchas situaciones, CAATs le permite probar el 100 % de una población. Esto le permite estar 100 % seguro que un balance no incluye errores materiales y depositar confianza en una pequeña muestra (y esto a menudo tomará una fracción del tiempo).
    CAATs mejoran la calidad

  • Desafortunadamente, aún el mejor entrenado y experimentado auditor puede tener errores en cualquier momento y en cualquier lugar en el mundo, los errores pueden tener impactos significativos. La utilización de las CAATs reduce considerablemente las oportunidades de ocurrencia de errores tales como si los computadores rígidamente siguen las reglas que son programadas en ellos.
    Las CAATs agregan valor

  • El uso de CAATs le permite realizar el análisis que podría no ser posible sin ellos, proporcionando una profunda perspicacia en los datos de la contabilidad. Esto a menudo identificara oportunidades para formular observaciones y mejoras o inclusive ahorro de costos.
    Las CAATs mejoran la ética

  • La mayor parte del tiempo del auditor Junior, esta incurrido en pruebas mecánicas y repetitivas ” igual que un tictac de un reloj “, lo cual no es demasiado provechoso. El uso de CAATs puede agregar la Tecnología a la mayor parte de este tipo de trabajo, liberando el tiempo del personal Junior redireccionandolo a áreas más desafiantes e interesantes de la revisión de auditoria y enfocar su apoyo sobre los riesgos claves del negocio.
    Las CAATs estandarizan revisiones de auditoria

  • el uso de CAATs en su equipo de auditoría puede ayudar a facilitar una estandarización del proceso de auditoría, utilizando un set de poderosas pruebas en cada revisión de auditoria, haciendo más fácil el trabajo de revisión y enfocar el trabajo de los demás colegas.

Ventajas y Desventajas (Comparativo con otras herramientas de TAACs)

Pocas organizaciones y en especial con productos de software son capaces de hablar de sus desventajas y solo nos presentan sus ventajas sin cuestionarse sus propias imitaciones, sin embargo nosotros estamos convencidos que la honestidad nos permite hablar de ambas.

 Productos de hoja de cálculos – Active Data

Ventajas Desventajas
Increíblemente fácil de usar ya que ellos corren en el ambiente familiar de Excel Restringido a las limitaciones de fila de Excel (1.1millon en Excel 2007, 66536 en versiones anteriores)
Menos costosos, entre $300-350 por licencia perpetua (no renting)y  bajos honorarios de soporte Para  importar algunos formatos de archivo, puede requerirse de una limpieza adicional de los archivos
El que la herramienta se haya basado en aplicaciones de Excel asegura que las exigencias sean mínimas y costos de entrenamiento sean bajos Scripts (1) no pueden ser escritas directamente usando estas herramientas, pero scripts (1) VBA pueden ser escritas en el Excel.
Muy fácil para importar datos de formatos comunes Es posible cambiar datos después de la importación (Aunque puede mitigarse considerando pasos y procedimientos adicionales).

 Productos de Base de datos – IDEA/ACL

Ventajas Desventajas
No están restringido por la cantidad de datos que  ellos pueden procesar Muy costoso, sobre US$ 2,000 dólares por licencia, con honorarios de soporte e implementación también costosos (50% del valor de licencia cada año)Modelo de Renting, si se deja de pagar le quitan el derecho de uso de la herramienta
Puede importar muchos tipos de datos/informes Exigencias de entrenamiento extensas
Procesamiento más rápido de archivos grandes Alto riesgo de rechazo por parte del personal debido a la complejidad de su manejo, lo que conduce a dejarlo sin  utilización
Capacidad de escribir scripts(1) Extenso proceso de importación de datos si los archivos están listos en el formato de archivo estándar (p.ej. csv o .xls)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(1) Instrucciones en lenguaje de programación que permiten ejecutar una instrucción específica

IDEA y ACL son paquetes mono usuarios, por lo tanto el interfaz es nuevo y desconocido, lo que causa extensas exigencias de entrenamiento. Esto también plantea un riesgo de rechazo por el personal, abandonando el uso de la herramienta y dejándole con una gran inversión sin ningún beneficio. Sin embargo, ellos tienen la ventaja de aceptar tamaños de archivo ilimitados, y pueden importar una amplia variedad de formatos de reportes, y tratar más rápido archivos muy grandes.

Esto hace que este producto sea ideal para los especialistas que enfocan el análisis de datos, y que regularmente analizan archivos sumamente grandes con más de 1 millón de filas.

Aplicaciones del Uso de la Herramienta

Otras herramientas Active Data incluye todas las herramientas independientes y opciones que usted esperaría de un software generalizado de auditoría (p.ej. detección de brechas, omisiones y duplicados, pruebas de la Ley de Benford, la estratificación, etc.),

El muestreo Se incluye procedimiento de muestreo tales como el muestreo aleatorio y el muestreo de unidad monetario (MUS, por sus siglas en ingles). Las rutinas MUS están particularmente bien diseñadas para permitir la extracción de muestreo y que la evaluación sea realizada muy fácilmente, utilizando las mismas técnicas estadísticas que emplearía el software mucho más costoso.

    La barra de tareas Active Data tiene 9 botones que hacen análisis de datos en Excel. La herramienta incluye:
  • Sumarizacion / Tablas Dinámicas
  • Ranking de Ítems
  • Antigüedad
  • Estratificación
  • Duplicados
  • Saltos en Secuencia
  • Estadísticas
  • Análisis de Dígitos (Ley de Bendfor)
    • Muestreo
    • Muestreo Aleatorio
    • Muestreo Estratificado
    • Muestreo MUS

 

Diseño de acuerdo a Normativa Profesional (NIAS)

La NIA No. 315 y 330, señala:

  Controles automatizados

 “Hay algunos casos en las que las actividades de control son realizadas por el computador y no existe documentación de respaldo. En esas situaciones, el auditor tiene que volver a realizar la aplicación de algunos controles para asegurar que los controles de la aplicación del software están funcionando tal y como fueron diseñados.

Otro enfoque es usar lo que se denomina Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador o CAATs. Un ejemplo de esta aplicación es el paquete de software que puede importar el archivo de datos de la entidad (tal como ventas o cuentas por pagar), que luego puede ser probado. Tales programas a menudo ofrecen la evidencia de auditoría que se necesita. Además, ofrecen el potencial de aplicar pruebas mucho más amplias de transacciones electrónicas y archivos de contabilidad.”

La NIA No. 530, señala

“Muestreo de Auditoria”

 Otro enfoque es usar lo que se denomina Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador o CAATs. Un ejemplo de esta aplicación es el paquete de software que puede importar el archivo de datos de la entidad (tal como ventas o cuentas por pagar), que luego puede ser probado. Tales programas a menudo ofrecen la evidencia de auditoría que se necesita. Además, ofrecen el potencial de aplicar pruebas mucho más amplias de transacciones electrónicas y archivos de contabilidad.”

    La ISA No. 315 y 330, señala como tipos de procedimientos típicos a los siguientes:
  • Búsqueda de transacciones con características específicas
  • Selección de la naturaleza de muestras/parámetros o criterios estadísticos
  • Extracto de registros con base en criterios especificados
  • Prueba de toda la población en lugar de la muestra
  • Hallazgo de brechas y duplicados (numéricos, textos, y fechas)
  • Adición de archivos y extensiones de verificaciones tales como para fijación de precios
  • Estratificar, resumir y ordenar información de acuerdo con fechas
  • Aparear datos a través de los archivos

 

Todos los aspectos detallados anteriormente se encuentran cubiertos satisfactoriamente por Active Data

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