Smartsheet

(Automatice el flujo de Auditoría)

 

Una herramienta que se adapta a cualquier metodología de auditoria para la administración del trabajo, almacenaje de información digital y colaboración en la nube, bajo la cultura “any how any where” (como quiera y en donde quiera), solo necesita estar conectado a internet. Por años buscamos una solución para hacer más eficiente el trabajo de los proyectos de los auditores bajo la premisa “paper less” (cero papeles), hoy compartimos nuestra experiencia luego de haber evaluado costos, tiempos de implementación y curvas de aprendizaje de muchas herramientas. Lo que nos llevo a evaluar esta solución fue encontrarnos con algunos de los siguientes problemas:

  • La Supervisión y el monitoreo del avance del compromiso solo se podía efectuar in situ, transmitir archivos vía correo electrónico, dispositivos USB o respaldo de archivos vía VPN era extemporáneo, riesgoso y duplicaba esfuerzos y recursos.
  • Si alguna de las PCs era robada o dañada sin respaldo de la información, todo el trabajo se perdía con información sensible del cliente.
  • Actualizar el trabajo de forma diaria era imposible y la recopilación de la documentación de auditoria, no era consistente.
  • Monitorear y Supervisar más de un compromiso solo era posible movilizándose físicamente al cliente incurriendo en gastos y desaprovechamiento de recursos.
  • La información se duplicaba y hasta triplicaba. La misma información que tenía el asistente, era archivada por el Encargado, así como por el Gerente del Compromiso. Espacio en PCs ineficiente y riesgo de mantener información sensible del cliente en muchos PCs.
  • El manejar archivos físicos impedía el cumplimiento de efectuar oportunos controles de calidad por parte de Gerentes y Socios, así como de organismos de control para cumplir con la Normativa Profesional de Auditoria y Aseguramiento-NIAs .

A continuación alguna de sus funcionalidades

smart1 Coordine todo

Administre cualquier tipo de trabajo o proyecto de auditoria interna o externa con nuestras hojas flexibles y adaptables.

    Configuración rápida

  • Importe documentos existentes de Excel, utilice una plantilla o comience con una hoja en blanco.
  • Agregue, vuelva a nombrar o redefina columnas como listas desplegables, fechas, monedas o símbolos en forma de luces de tránsito, banderas o estrellas.
  • Incorpore sus programas de auditoria, memorandos, cedulas sumarias, plantillas de pruebas de auditoria y establezca las tareas del equipo con un responsable de la Supervisión y monitoreo en base al avance de las tareas
    Comparta su información con usuarios en Base a Roles y Perfiles

  • Establezca espacios de trabajo compartidos con los miembros del equipo de trabajo que usted defina.
  • Comparta las hojas con los usuarios dentro de su equipo de trabajo.
  • Monitoree el sitio desde donde se interconectan los usuarios mediante reportes de inicio y finalización de sesión visualizando el IP del cliente.
    Colabore en tiempo real

  • Trabaje siempre desde un documento único y actualizado, ya sea desde la oficina como fuera de ella.
  • Agregue discusiones a filas individuales para realizar un seguimiento de los comentarios en el contexto de la actividad.
  • Deje evidencia de auditoria en base a un seguimiento de usuarios, fechas y horas de la realización de las de su equipo de trabajo. NIA 230 “Documentación de Auditoria”.
  • Documente sus hallazgos de auditoria mediante diálogos internos entre los miembros del equipo de trabajo. Estos comentarios luego sirven de base para formular el dictamen del auditor, así como resumirlos en la Carta de Control Interno.
    Verificar el historial

  • Los cambios se visualizan y registran de forma instantánea en nuestro historial.
  • Haga clic en cualquier celda para ver el historial y detectar quién y cuando hizo los cambios. (NIA 220 “Control de Calidad de la Auditoria de Estados Financieros” )
  • Monitoreo del desempeño y grado de avance de sus compromisos de auditoria
smart1 Alertas y recordatorios

Defina notificaciones por correo electrónico para comunicar fechas límite importantes, próximas tareas y cambios.

    Personalice las alertas

  • Defina alertas por correo electrónico para mostrar los cambios realizados a la hoja.
  • Seleccione criterios para saber quién los recibe, con qué frecuencia y qué genera la alerta.
  • En los correos electrónicos se destaca exactamente la información que se ha modificado.
    Fechas límite

  • Programe recordatorios de las próximas fechas límite de tareas que aún no se han completado.
    Solicite actualizaciones

  • Configure solicitudes automatizadas para actualizaciones de filas específicas. Por ejemplo, configure una solicitud semanal para que su equipo de auditoria actualice en control de tiempo incurrido por área de trabajo.
 smart3 Calendarios

Visualice su trabajo en formato de calendario con un solo clic. Tenga una vista panorámica del calendario de asignaciones por equipo y por cliente.

    Visualice las actividades programadas

  • Visualice proyectos incluidos en un calendario.
  • Utilice una codificación con colores para mostrar la gran imagen.
  • Visualice fechas de proyectos en contexto mediante la fusión con su calendario iCal o Google.
 smart4 Uso compartido de archivosComparta o establezca vínculos a documentos importantes directamente en la hoja.

    Encuentre todos los documentos en un solo lugar

  • Adjunte archivos directamente desde Dropbox, Box o Google Drive a una fila o una hoja.
  • Cargue documentos de todos los tipos, word, excell, PDF, PowerPoint, ZIP, archivos de gráficos y mucho más.
  • No duplique la capacidad de almacenamiento de sus archivos, teniéndolos en varios computadores. Una sola información, en un solo lugar.
  • Respaldo en nube que previene la perdida de información por robo o daño de las PCs del equipo de trabajo.
 smart5 Diagramas de Gantt

Registre las dependencias del proyecto con diagramas de Gantt.

    Visualice las dependencias entre tareas

  • Visualice la duración y los hitos de las tareas de los proyectos en una escala de tiempo seleccionada.
  • Personalice la escala de tiempo para obtener visualizaciones semanales, mensuales, trimestrales o anuales.
    • Actualizaciones de arrastrar y soltar
  • Edite tareas rápidamente con la función arrastrar y soltar; las dependencias se ajustan de forma automática.
  • Cambie la duración o las fechas de inicio de modo interactivo.
 smart8 Movil

Libérese de su escritorio gracias a las aplicaciones móviles.

    Apple

  • iPhone y iPad
  • Versión iOS5 y superiores
    Android

  • Smartphone y tabletas
  • Android 2.3.3 y superiores
    Kindle Fire

  • Android 2.3.3 y superiores
 smart6 Informes

Genere y distribuya informes automatizados.

    Informes automatizados

  • Programe informes recurrentes para que se lleven a cabo en forma diaria, semanal o mensual.
  • Utilice una hoja “principal” para resumir la información del proyecto y establecer vínculos con hojas relacionadas.
    Distribuya según sea necesario (SSO)
    Publique en la web como archivo solo de lectura o editable.
    Comparta informes en vivo, imprímalos o guárdelos y envíelos como adjunto de archivo PDF o Excel.
 smart7 Seguridad

Sus datos están seguros gracias a las medidas de seguridad certificadas de nivel mundial.

    Certificaciones

  • Certificación de Puerto Seguro
  • Informe SSAE 16 de Tipo II
    Registro único

  • Administre las credenciales de los usuarios en forma centralizada y luego conéctese a través de la API de Smartsheet.
    Acceso basado en los permisos

  • Defina niveles de acceso por espacio de trabajo para cada usuario: Administrador, Editor o Visualizador.
 smart9 Formularios web

Utilice formularios web para recopilar datos en forma rápida y automática.

    Personalizar

  • Cree un formulario web con los campos necesarios solamente.
  • Personalice los formularios web con el diseño y la marca.
    Recopile y analice datos

  • Envíe un enlace a su formulario web o incrústelo en su sitio web.
  • Reciba notificaciones cuando se ingresen nuevos datos.
  • Revise y administre los datos enviados en un solo lugar.
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